Menu
Menu
Sirve el presente Reglamento Oficial para hacer de conocimiento a todos los Exhibidores que forman parte de la 2da Edición de EXPOCOBRE 2024 «II Conferencia del Cobre y Feria Minera Mundial» (en adelante EXPOCOBRE, feria especializada en la industria del cobre organizada por la empresa INTERMET CONSULTANTS a quien en adelante se le denominará EL ORGANIZADOR. El presente REGLAMENTO OFICIAL DE MONTAJE – FERIA – DESMONTAJE forma parte integral del Contrato Reglamentario en Feria que suscriben EL ORGANIZADOR y el EXHIBIDOR, donde éste exhibirá sus bienes y/o productos en EXPOCOBRE, respetando y cumpliendo con el presente reglamento interno (en adelante REGLAMENTO), con la finalidad de evitar cualquier tipo de irregularidad y asegurar el normal desarrollo del evento en beneficio de todos los involucrados.
EL ORGANIZADOR y EL EXHIBIDOR podrán ser denominadas en conjunto como LAS PARTES para efecto del presente reglamento.
EL ORGANIZADOR: INTERNATIONAL METALLURGICAL CONSULTANTS S.A.C.
Empresa líder en la planificación, organización y celebración de eventos con valor agregado, tiene a cargo la realización de EXPOCOBRE 2024 «II Conferencia del Cobre y Feria Minera Mundial»; la cual, se llevará a cabo en Lima, del 28 de Mayo al 31 de Octubre, en las instalaciones del Centro de Exposiciones Jockey. Lima – Perú.
EL EXHIBIDOR: Toda persona natural o jurídica; así como, organizaciones gubernamentales o gremiales, nacionales o extranjeras que hayan celebrado con el ORGANIZADOR el Contrato a efectos de obtener la posesión en uso de uno o más stands y/o islas en EXPOCOBRE 2024.
EL AUSPICIADOR: empresa que adquiere beneficios de presencia de marca y en algunos casos stands y/o islas de exhibición.
EL PROVEEDOR: Se entiende por este término a toda persona natural o jurídica (nacional o extranjera), que haya celebrado con EL EXHIBIDOR un Contrato de Locación o Prestación de Servicios, a efectos de implementar uno (01) o más stands en EXPOCOBRE.
SUPERVISOR DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO: Representa en todos los casos a EXPOCOBRE ante EL EXHIBIDOR y su PROVEEDOR; es la persona encargada de velar por el cumplimiento de las disposiciones de Bioseguridad, Seguridad en Obra y Salud en el Trabajo.
EVENTO: EXPOCOBRE 2024, en adelante «EXPOCOBRE», mega evento dirigido exclusivamente al sector minero del cobre, tiene como finalidad, congregar a un importante número de empresas proveedoras de bienes y servicios, compradores nacionales e internacionales, empresarios y altos ejecutivos de las compañías mineras de cobre más representativas del país y del extranjero, asociaciones gremiales relacionadas con el sector minero, analistas y consultores de recursos humanos, medio ambiente, gestión social y comunicaciones, representantes de estudios de abogados especializados en minería, trabajadores mineros de las diferentes áreas y niveles, inversionistas y empresarios en general, instituciones y autoridades gubernamentales y gremiales, técnicos capacitados en operaciones mineras y docentes y estudiantes de profesionales afines a la minería
STAND o ISLA: Espacio contratado por el EXHIBIDOR para exhibir sus productos y/o servicios.
COORDINADORES DE FERIA: Personas designadas por el ORGANIZADOR, autorizadas para absolver consultas o dudas, solucionar problemas y hacer cumplir EL REGLAMENTO que forma parte del Contrato.
LUGAR: Centro de Exposiciones Jockey, Santiago de Surco, Lima
FECHA Y HORA DE INAUGURACIÓN: Lunes, 28 de octubre a las 12:00 pm (Por confirmar)
FECHA Y HORARIOS DE EXHIBICIÓN: Lunes — 28 de octubre de 10:00 am a 20hrs.
Martes — 29 de octubre de 10:00 am a 20hrs.
Miércoles — 30 de octubre de 10:00 am a 20hrs.
Jueves — 31 de octubre de 10:00 am a 20hrs.
MONTAJE — FECHA Y HORARIO: 27 de octubre de 08:00hrs a 24:00hrs
DESMONTAJE — FECHA Y HORA: 01 de octubre de 08:00hrs a 20:00hrs
El ingreso de EL EXHIBIDOR y su personal autorizado al recinto ferial para verificar el avance de su stand o isla, durante la fecha de montaje, estará sujeto al cumplimiento de lo siguiente:
2.1 El pago por parte de EL EXHIBIDOR a EL ORGANIZADOR del monto total de la contraprestación y cualquier otro monto por servicios adicionales contratados.
2.2 La presentación obligatoria del documento de identidad DNI, pasaporte o cédula para corroborar la identidad del exhibidor y/o de los colaboradores / trabajadores.
2.3 La presentación por parte de EL EXHIBIDOR y su personal autorizado, de las respectivas credenciales oficiales de exhibidor, necesarias para su ingreso el día de montaje y los días de feria, que van del 28 al 31 de octubre del 2024.
2.4 El uso de todos los implementos de seguridad, tales como: Cascos, botas de seguridad, Polo manga larga obligatorio y Pantalón Jean.
El ingreso de EL PROVEEDOR y su personal autorizado al recinto ferial, durante la fecha de montaje y desmontaje estará sujeto al cumplimiento de lo siguiente:
2.5 La presentación obligatoria del documento de identidad DNI, pasaporte o cédula para corroborar la identidad del proveedor y/o de los colaboradores / trabajadores.
2.6 La presentación obligatoria de la guía de remisión correspondiente para el ingreso de los productos a exhibirse en la feria.
2.7 La presentación obligatoria del SCTR (Pensión y Salud) para trabajos de riesgo y algo riesgo durante la fecha de montaje y desmontaje. Así como, la lista del personal y sus números de DNI.
2.8 El uso de todos los implementos de seguridad, tales como: Cascos, botas de seguridad, Arnés y chalecos (según trabajo a realizar), Polo manga larga obligatorio, Pantalón Jean, entre otros, por parte del personal encargado de realizar los trabajos de montaje y desmontaje.
Es admitido como Exhibidor, la persona natural ó jurídica que califique como tal y que haga efectivo un pago inicial como reservación de su espacio de exhibición (stand, isla o auspicio) y se comprometa a respetar todas las disposiciones contenidas en el reglamento y a cancelar el saldo total del costo de su participación, según el plan de pagos que se establezca.
El derecho de participación se obtiene después de haber cancelado el importe total del costo del área de exhibición. Si el plan de pagos no fuera cumplido según lo establecido, el organizador está facultado para cobrar el interés compensatorio y moratorio a las tasas vigentes.
EL ORGANIZADOR se reserva el derecho de no aceptar la participación del proveedor que NO CUMPLA con los requisitos establecidos dentro del Reglamento Oficial de Montaje, Feria, Desmonatje. Para ello, el interesado deberá de recibir información de parte de EL EXHIBIDOR y tomar conocimiento de todas las condiciones y lineamientos regulados en el presente reglamento a efectos de evaluar su admisión al evento.
EL PROVEEDOR deberá presentar de manera obligatoria los documentos previos a la implementación del stand o isla a EL ORGANIZADOR, los mismos que lo conforman:
5.1 Imágenes 3D de la estructura del módulo.
5.2 Fotos de la estructura del módulo.
5.3 Planos eléctricos del módulo a implementar, firmados por un Ingeniero Electricista colegiado y habilitado.
5.4 Carta de Estabilidad Estructural firmada por un Ingeniero Civil colegiado y habilitado. Véase Anexo 01.
La presentación de estos documentos por parte de EL EXHIBIDOR debe ser por medio del correo electrónico a ambas personas responsables:
Responsable: Diana Sierra (Jefe de Ventas) – Jhocelyn Villalón (Logística y Operaciones)
E-mail: diana.sierra@expocobre.com / jhocelyn.villalon@expocobre.com
Horario: L – V de 09am a 06pm
EL ORGANIZADOR, revisará la documentación y emitirá conformidad en un lapso de 07 días hábiles como máximo mediante un correo electrónico. Si existiese alguna observación, se le informará a EL PROVEEDOR con copia a EL EXHIBIDOR para que regularice en un plazo de 02 días hábiles. Sin la aprobación de EL ORGANIZADOR, EL PROVEEDOR, no podrá iniciar trabajos de implementación y montaje.
EL PROVEEDOR deberá enviar de forma digital a EL ORGANIZADOR el SCTR vigentes hasta 24 horas antes del ingreso al recinto y deberá presentarlo también de manera física y obligatoria al momento del ingreso. Así mismo, deberá presentar el listado de su personal y/o contratistas con el nombre completo y DNI, a fin de obtener los accesos que les permita el libre transito durante las fechas de implementación.
EL PROVEEDOR deberá tomar en cuenta que no habrá un deposito para almacenar los materiales de implementación. Por lo mismo, se sugiere coordinar con su movilidad para el retire de todo material que no sea parte de la implementación final del stand y/o isla.
El ingreso de material para la instalación y/o de decoración de stands o islas y productos de exhibición al recinto ferial se hará por la puerta vehicular Nº 1D (túnel de Javier Prado) en el siguiente horario:
✓ DOMINGO 27 DE OCTUBRE, 2024 DESDE LAS 8:00 A.M. HASTA LAS 24:00 HRS.
El material que ingrese al recinto ferial deberá contar con la Guía de Remisión en original y dos copias, la que deberá incluir los datos que se detallan a continuación y ser visada por el personal de seguridad de EXPOCOBRE:
CENTRO DE CONVENCIONES DEL PERÚ S.A.
RUC: 20518357353
Dirección: Av. Javier Prado Este Intersección con Carretera Panamericana S/N, Puerta 1, Hipódromo de Monterrico Parcela 1 – Santiago de Surco, Lima
Debe incluir – Atención: (nombre de la persona responsable del stand, nombre de la empresa y número de stand).
Todo el mobiliario, material decoración, equipos, maquinarias y el material publicitario deberá estar debidamente detallado en la Guía de Remisión que deberá constar de original y 02 copias. El personal de seguridad encargado deberá constatar que los ítems que se van a ingresar al recinto ferial, estén debidamente detallados en la Guía de Remisión con sus respectivos códigos y se quedará con una copia de la guía.
EL PROVEEDOR sólo podrá ocupar su stand o área de exhibición previa presentación de su DNI que será canjeado por la “Tarjeta o Cinta de Montaje” proporcionada por El Organizador en el lugar del evento, durante el día oficial de montaje (27 de octubre). Para la entrega de estas tarjetas o cintas, es necesario que la empresa exhibidora esté al día en los pagos de la obligación asumida con la reserva.
Los trabajos de decoración de stand y construcción de diseños propios, por parte de cada Exhibidor que cuente con un stand de 6mt2, 20mt2 o 54mts2, lo podrán realizar únicamente el día 27 de octubre desde las 8:00 hasta las 24:00hrs.
El ingreso de los exhibidores con maquinaria que cuenten con un área de 54m2, realizarán su ingreso el día 26 de octubre previa coordinación de montaje, el cual será comunicado por El Organizador.
Por razones de seguridad, operativas y de cumplimiento de la normativa legal vigente, quedan prohibidas las faenas de taller dentro del lugar de exposición (soldadura, carpintería, corte de planchas, pintura con compresor, entre otros), debiendo traer los componentes del proyecto prefabricados, autorizándose sólo los trabajos de ensamble, retoque y amoblado.
No está permitido usar clavos, pegamentos, elementos autoadhesivos o cualquier otro material que pudiera dañar el stand y/o la superficie del área contratada, ni cambiar la apariencia general de las unidades del recinto ferial. Tampoco están permitidos los componentes altamente explosivos e Inflamables, material gaseoso o radioactivo. Para la instalación de cuadros, fotos, afiches u otros materiales se recomienda el uso de cintas autoadhesivas de doble cara o cinta de doble contacto.
En el caso de contratar el diseño y construcción de su stand a una empresa externa, le sugerimos exigir que ésta tenga una póliza de seguros de responsabilidad civil vigente a la fecha del evento, a fin de evitar a su empresa molestias e inconvenientes frente a cualquier siniestro.
El stand deberá estar limpio de escombros, cajas y materiales que no sean de la exhibición a la hora que vence el período de montaje. El evento habilitará depósitos de basura, pero no para desmonte de construcción, y las pistas o accesos de servicio no podrán ser usadas para depositarlo.
En caso de que los componentes del stand sufrieran algún daño causado por El Expositor y/o su contratista, El Organizador facturará el cargo a El Expositor, dándole el importe correspondiente previa valorización del mismo, debiendo cancelarlo en el momento o al finalizar el evento como máximo. El no pago de este cargo imposibilitará la salida del mobiliario del expositor en el momento del desmontaje.
Si EL PROVEEDOR se viera imposibilitado de terminar la instalación del stand en el término establecido, deberá solicitar autorización a El Organizador para concluir con el montaje. En caso contrario, El Organizador tendrá la facultad de cerrar el stand dando por caducada la participación del expositor.
8.1 Se ha solicitado al Gobierno del Perú que los Productos y Muestras para la FERIA INTERNACIONAL EXPOCOBRE 2024 puedan ser importados temporalmente sin el pago de los Derechos de Importación, Presentación de Fianzas, ni Supervisión en Origen.
8.2 EL ORGANIZADOR pone a disposición de EL EXHIBIDOR al Operador Logístico Oficial MAGUSA GLOBAL CARGO E.I.R.L., para consultas sobre todo el proceso de Importación; ya sea de forma temporal
ó permanente. Para contactar con ellos, comunicarse con:
✓ Srta. Carol Dammert / C: +51 979 705 949 / E: carol@magusa.com
✓ Sr. David Polo / C: + 51 944 268 103 / E: david@magusa.com
✓ Sr. Miguel Gonzales / C: +51 975 231 356 / E: miguel@magusa.com
✓ Sr. Roy Cuadros / C: +51 998 104 763 / E: Operaciones1@magusa.com
8.3 El Internamiento Temporal es por un periodo de 180 días calendarios, que empiezan 60 días antes de la apertura de la FERIA INTERNACIONAL EXPOCOBRE 2024 y termina 120 días después de su clausura. Durante este periodo, los productos deberán ser nacionalizados o reexportados.
8.3.1 Todo tramite aduanero deberá iniciar 60 días antes de la apertura de la feria, para que la mercadería llegue a tiempo y se pueda subsanar cualquier detalle en los documentos o factura comercial.
8.3.2 Los envíos temporales que van a la FERIA INTERNACIONAL EXPOCOBRE 2024, deben permanecer en las instalaciones de aduanas hasta que el operador logístico pueda entregarlo en el recinto ferial. No se puede entregar en oficinas o almacenes privados. Luego de la culminación de la feria, deben retornar a la aduana y no pueden ir a oficinas privadas para demostraciones o exhibiciones.
8.3.3 Los productos importados temporalmente, solo pueden ser trasladados desde la Aduana al local de la FERIA INTERNACIONAL EXPOCOBRE 2024 (designada como Zona Primaria) y esta actividad debe ser realizada por un Agente de Aduana.
8.3.4 El envío no puede permanecer más de 02 días después de la finalización de la feria en el recinto ferial. A partir del tercer día deberá comunicarse con su operador logístico para el retiro de la mercadería y coordinar con ellos los gastos de almacenaje.
8.4 Los productos bajo INTERNAMIENTO TEMPORAL deben ser enviados a Perú por separado de cualquier importación permanente; ya sea ingrese por AWB (Vía Aérea) ó BL (Vía Marítima).
8.5 Los productos como material promocional (Catálogos, folletos, merchandising, Regalos) y cualquier otro material publicitario para su distribución durante la feria, deberán ser nacionalizados a su ingreso al país y pagar los aranceles según la normativa aduanera.
8.6 Si El Exhibidor desea que sus productos importados temporalmente permanezcan mayor tiempo en el Perú, el Régimen de Importación Temporal deberá ser cambiado a Depósito Aduanero, a fin de que todos los productos importados temporalmente puedan ser regresados a la Aduana, ó enviados a un Depósito Aduanero.
8.7 Todos los productos importados temporalmente a Perú serán reexportados en la misma cantidad, embalaje y peso; caso contrario, serán importadas definitivamente pagando todos los derechos e impuestos.
8.8 Liberamos a EL ORGANIZADOR de la responsabilidad ante cualquier derecho, impuesto o multa impuesta por el Gobierno Peruano debido a la falta, pérdida o robo de la mercadería mientras se encuentre dentro de lo considerado como Zona Primaria y bajo el poder de EL EXHIBIDOR, asignando toda responsabilidad a EL EXHIBIDOR y/o a su agente de carga, según los términos en los que hayan limitado la responsabilidad.
EL EXHIBIDOR se compromete a preparar una exhibición de materiales, equipos, maquinaria, suministro o servicios, según fuera el caso, que guarden relación con las actividades vinculadas a la minería, la cuál deberá contar con la aprobación de EL ORGANIZADOR o de sus representantes facultados para ello.
Para fines de seguridad, el horario de ingreso del personal de EL EXHIBIDOR a cargo del stand o isla durante los días del evento será de (1) hora antes de iniciado el evento, esto es, a las 9:30am y la salida será media hora después de cerrarse la atención al público, esto es, a las 20:30 horas.
Durante el horario de atención al público el stand o isla deberá permanecer apropiadamente decorado y abastecido de los productos a ser exhibidos, los que solo podrán retirarse del recinto ferial a partir de la fecha señalada para el desmontaje.
9.1: ACTIVIDADES EN SIMULTANEO A LA EXHIBICIÓN COMERCIAL:
9.1.1: CONFERENCIAS MAGISTRALES: Esta es una actividad se llevará a cabo en el Auditorio Moquegua, con una capacidad para máximo 600 personas. Es una reunión académica y de negocios que incluye un potencial networking, la conferencia está dirigida a CEO´s y Líderes Mineros de las principales compañías mineras e Instituciones ligadas al cobre de todo el mundo. La calidad de visitantes que se reunirán en esta actividad es especializada y muy potencial para quienes desean intercambiar ideas y estar en contacto con un público muy específico.
9.1.2: REUNIONES TÉCNICAS: Una actividad que se llevará a cabo en 03 salas en simultaneo, durante los 04 días del evento, con capacidad para 150 personas en cada una de ellas. Esta reunión es de suma importancia para todos aquellos profesionales que deseen presentar trabajos técnicos. Actualmente esta actividad está en proceso de convocatoria, se están recibiendo trabajos en base a las 08 sesiones temáticas todas dirigidas al cobre.
9.1.3: CHARLAS COMERCIALES: La actividad está dirigida básicamente a los proveedores de maquinaria, tecnología, productos, servicios e insumos para la industria del cobre, es un espacio abierto y equipado para que se pueda hacer la presentación de un producto, lanzamiento de marca o tocar algún caso de éxito, toda la exposición en a nivel comercial. La capacidad de esta sala es para 40 personas como máximo.
9.1.4: CÓCTEL CENTRAL DE BIENVENIDA: Como parte de nuestras actividades sociales tenemos programado un Cóctel de Bienvenida, en donde garantizamos una oportunidad única de Networking, participan de esta actividad nuestro Comité, Auspiciadores, Gerentes de empresas proveedoras, Conferencistas Magistrales e Invitados VIP. Es un evento privado y con invitación previa.
9.2: CATÁLOGO DE EXHIBICORES Y PUBLICIDAD: El catálogo oficial será editado por EL ORGANIZADOR, quien se reserva todos los derechos de publicidad del mismo. EL EXHIBIDOR será mencionado dentro del listado correspondiente a través de sus datos en Texto (Nombre de la empresa, breve reseña, contacto, cargo, teléfono, correo, dirección, página Web) más no de un anuncio publicitario. De estar interesado en publicar un anuncio publicitario dentro del catálogo oficial, deberá contactarse con El Organizador para realizar la contratación del mismo o contactar a su asesor comercial.
Los Expositores o sus proveedores podrán retirar del recinto ferial sus mercaderías o materiales de decoración sólo con la “Guía de Remisión visada por el Jefe de Seguridad”, el día viernes 01 de noviembre desde las 08:00hrs hasta las 18:00hrs.
La maquinaria pesada podrá ser retirada el día viernes 01 de noviembre desde las 08:00 hrs. Hasta las 18:00 hrs, previa coordinación entre EL EXHIBIDOR y EL PROVEEDOR.
El personal contratado para esta labor sólo podrá desocupar el stand previa presentación de DNI el cual será canjeado por la “Tarjeta o Cinta de Desmontaje” proporcionada por El Organizador.
Para obtener la autorización de retiro de mobiliario y material propio de cada exhibidor, es necesario cumplir con todas sus obligaciones de pago pendientes y dejar el stand o área contratada en el mismo estado en que fue recibido.
Es obligatorio que el personal de EL EXHIBIDOR esté presente de manera permanente en el stand o isla mientras se realizan los trabajos de desmontaje
Es obligatorio, para ésta etapa, cumplir con todas las medidas de seguridad y portar los elementos correctos para esta labor: Casco, Polo manga larga, botas de seguridad, Pantalón Jean sin rasgado y otros implementos que se requieran para la labor.
El Organizador trasladará a un almacén los muebles y mercaderías que no hayan sido retirados dentro del plazo del desmontaje, no haciéndose responsable del estado y ubicación de los mismos.
EL EXHIBIDOR se compromete a retirar del Centro de Exposiciones Jockey dentro de las 24 horas de la finalización, todos sus productos que se encuentren bajo Régimen de Internamiento Temporal y depositarlos en la Aduana, o en un Depósito Aduanero, o en un Almacén Autorizados por la Aduana, hasta que sean reexportados, o nacionalizados.
En caso de que el Exhibidor no cumpla con retirar sus productos dentro de las 24 horas de la finalización del evento, El organizador podrá reubicar los productos por cuenta, cargo y riesgo de EL EXHIBIDOR, sin perjuicio de facturar a EL EXHIBIDOR por todos los gastos que esto represente, incluyendo almacenaje e interés y sin que esto represente responsabilidad alguna por parte de EL ORGANIZADOR.
Las mercaderías y/o productos pueden venderse una vez finalizado el evento, estás mercaderías y/o productos vendidos que ingresaron bajo el Régimen de Internamiento Temporal, deben ser coordinados con el agente de carga que hayan contratado; ellos realizarán las coordinaciones para gestionar y/o corregir los documentos correspondientes.
Por ninguna razón, se puede realizar ventas al por menor de ninguna mercadería, pieza o producto que haya ingresado importada temporalmente.
Toda la mercadería y/o productos importados temporalmente al Perú serán reexportados en la misma cantidad, embalaje y peso; caso contrario, serán importadas definitivamente pagando todos los derechos e impuestos.
EL ORGANIZADOR se reserva el derecho de admisión y podrá establecer nuevas disposiciones si las condiciones de admisión y participación no son cumplidas por el exhibidor.
EL ORGANIZADOR podrá establecer nuevas disposiciones coyunturales procurando la buena marcha de la exposición. Esta información se dará a los expositores inclusive de manera verbal.
En caso de que, por fuerza mayor, EXPOCOBRE 2024 sea temporalmente suspendida, postergada o la ubicación de la misma modificada, el organizador asignará al exhibidor una ubicación similar a la contratada inicialmente bajo los mismos beneficios.
La renuncia del EL EXHIBIDOR a su participación motiva la pérdida de un % ó del total de la cantidad abonada; dicho esto, el organizador podrá descontar del monto abonado, los gastos ocasionados por su participación.
Si EL EXHIBIDOR decide anular su participación, deberá comunicarlo por escrito al organizador 60 días calendarios antes del inicio del evento. A esta anulación se le aplicará a título de indemnización de perjuicio ascendiente al 20% del valor total contratado.
En el caso que la comunicación no haya sido recibida por el organizador 60 días calendario antes del inicio del evento, el exhibidor no tendrá derecho a devolución alguna. Ahora, si alguno de los expositores decidiera reducir el tamaño del espacio contratado también será tomado como un caso de “RESCISIÓN” de espacio.
Si EL EXHIBIDOR efectúa su renuncia al inicio o durante el evento, no tendrá derecho a la devolución del pago realizado.
El procedimiento en estos casos, constituye una sanción económica por los gastos administrativos de arrendamiento del espacio físico, material publicitario, alquiler de estructura de stand, entre otros, que se generan como parte del plan de desarrollo del evento.
EL EXHIBIDOR no podrá subarrendar, ni ceder parcial ó totalmente el área contratada a otra empresa distinta a que figura en su contrato de participación. En caso de incumplimiento, El Organizador tendrá la potestad de retirar al subarrendatario o cesionario del stand.
EL ORGANIZADOR distribuye los stands de exhibición de acuerdo con las preferencias de EL EXHIBIDOR y según la ficha de reserva. EL ORGANIZADOR puede modificar la numeración de los stands en el momento que lo estime conveniente, sin modificar la ubicación ni el tamaño del stand reservado por EL EXHIBIDOR. Sin embargo, EL ORGANIZADOR se reserva el derecho de modificar la ubicación y el tamaño del stand, solo en casos extraordinarios.
EL ORGANIZADOR podrá disponer, sin previo aviso, del espacio de aquellos Exhibidores que no cumplan con las obligaciones de pago (total o parcialmente), renuncien injustificadamente o sean retirados de su participación por causales previstas en el presente reglamento.
Las sumas abonadas hasta entonces quedarán en propiedad de EL ORGANIZADOR. No se autorizará la ocupación del stand que no haya sido cancelado en su totalidad durante el día de montaje. El ORGANIZADOR tendrá la autoridad para no permitir el ingreso de material y equipos de exhibición hasta la cancelación total del stand.
18.1. Energía Eléctrica.
500w de fuerza eléctrica para los stands de 06mts2 de exhibición, 2kw para las islas de 20 y 3kw para las islas de 54mts2.
18.2. Limpieza.
La limpieza general del recinto ferial (pasadizos, piso del stand y los SS.HH) estará a cargo de EL ORGANIZADOR. EL EXHIBIDOR es responsable de la limpieza de su mobiliario interno del stand (mesas, vitrinas, estantes, credenzas, tachos, alfombra), para lo cual deberá contar con los elementos necesarios.
18.3. Estacionamiento para Exhibidores.
El recinto cuenta con un área de estacionamiento interno para Exhibidores con capacidad para 100 autos, la distribución y asignación, será de 01 espacio por empresa Exhibidora. Para realizar la reserva, deberá enviar el nombre del conductor y número de placa al correo: diana.sierra@expocobre.com y confirmar por ese medio la reserva.
Las decoraciones propias que requiera un stand corren por cuenta de EL EXHIBIDOR, quien debe ceñirse a las especificaciones de energía eléctrica señaladas y a las normas del buen gusto y decoro, a fin de no afectar la estética del conjunto de stands y del recinto ferial en general. La decoración o construcción de stand con diseño propio no deberán exceder los 4.5mts de altura. De ser posible EL EXIHIBIDOR deberá enviar el diseño final de stand o isla para la aprobación de EL ORGANIZADOR y así evitar molestias o cambios durante el montaje.
Los muebles, vitrinas, accesorios, exhibidores, banners, etc. que utilice EL EXHIBIDOR deberán ubicarse dentro del stand o del área contratada. No está autorizado que EL EXHIBIDOR utilice el cielo raso para instalar banderolas, tampoco están permitidos letreros luminosos, salvo que EL EXHIBIDOR cumpla los requisitos de seguridad y buen decoro establecidos por EL ORGANIZADOR y los mismos no estén al alcance del público.
La exhibición de productos y servicios; así como, la respuesta a las consultas de los empresarios y visitantes al recinto de EXPOCOBRE 2024, deberá realizarse dentro del perímetro del stand o área contratada. Material que se encuentre en los pasillos será retirado sin permiso y/o autorización del exhibidor ya que las reglas de Defensa Civil lo ameritan por la magnitud del evento.
Los artículos de exhibición como maquinarias, equipos, suministros, insumos, accesorios y servicios están permitidos para su demostración. EL EXHIBIDOR que desee mostrar cualquier otro material no considerado anteriormente, deberá comunicar a EL ORGANIZADOR esta solicitud, que analizará el caso y se pronunciará acerca del mismo.
La exhibición de la mercadería en funcionamiento y demostraciones en general son autorizadas por EL ORGANIZADOR. Sólo serán autorizadas cuando no representen peligro o incomodidad para los Exhibidores de stands cercanos, visitantes o para las instalaciones en general.
El ingreso y salida de mercaderías no estará permitido durante el horario en que la exhibición esté abierta al público visitante, ya que esto ocasionaría la incomodidad de las demás empresas participantes que obstaculizaría los pasillos y salidas de emergencias y a la buena imagen de la feria. Es por ello que la feria ha programado fechas de montaje y desmontaje.
No pueden exponerse materiales promocionales que hayan sido prohibidos de acuerdo a las disposiciones legales vigentes o por atentar contra la soberanía nacional. Queda terminantemente prohibido hacer propaganda política u otra actividad ajena a la comercial o de servicios que se ofrece.
EL EXPOSITOR solo podra ocupar el área contratada despés de haber efectuado el pago total de su participación y de los servicios adicionales contratados.
Sólo EL EXPOSITOR y su personal atenderán en el área contratada.
El número de personas que atenderá el stand debe guardar una relación máxima con el área de exposición arrendada, de manera tal que permite desarrollar sus actividades dentro del perímetro del stand.
El personal de las empresas expositoras deberá ingresar al recinto ferial desde las 09:30 hrs. A 10:30hrs, 01 hora antes del horario señalado para el ingreso del público (10:30 hrs.), a fin de abrir y/o responder las necesidades de sus stands; debiendo retirarse del recinto desde las 20:00 hrs. a 21:00hrs, 01 hora despés de la hora de cierre al público (20:00 hrs.).
Si algún stand permanencia cerrado o sin personal a la hora de inicio de la atención al público (10:30 hrs.), El Organizador está facultado para retirar la cubierta que protege el stand y dejarlo expuesto al público, bajo responsabilidad y riesgo de EL EXPOSITOR y sin ninguna responsabilidad de EL ORGANIZADOR. La misma medida se aplica si EL EXPOSITOR tierra el stand antes de la hora establecida.
EL ORGANIZADOR entregará al Exhibidor una canción determinada de credenciales, de acuerdo al espacio contratado, etc, 2 credenciales por 6 y 03 credenciales para 20 y 54mt2 (según beneficios adquiridos en su contrato de participación).
Este documento (CREDENCIAL OFICIAL DEL EXPOSITOR) es de uso personal, obligatorio e intransferible, etc, ya que cada una de ellas permite la identificación entre Visitantes y Expositores. El Departamento de Seguridad del evento no permite el ingreso a ninguna persona sin su credencial de Exhibidor – Tomar en cuenta esta medida obligatoria.
Para ese efecto, y hasta el 02 de setiembre del 2024, El Exhibidor deberá remitir a El Organizador una relación que contrata los nombres completos, cargo, teléfono, e-mail y número de los documentos de identidad de su personal que atenderá el stand. Luego de la fecha indicada no se recibe más datos para credenciales.
EL ORGANIZADOR sancionará las conductas realizadas por el personal de EL EXPOSITOR que vaya en contra de la moral o las buenas costumbres y/o agravien el prestigio y el crédito del evento, o que constituyan conductas delictuosas o violaciones de los derechos de terceros asistentes al recinto ferial.
Está prohibido que EL EXPOSITOR o su personal ingieran alimentos (menú) y licores dentro de los stands, salva de que se trata de una actividad inherente al stand o al producto exhibido, que cuente previo con la autorización de EL ORGANIZADOR. Para tal efecto se cuenta con el patio de comidas.
23.1. ÁREA DE ALIMENTACIÓN / COMEDOR
Para otro alcalde comodidad a EL EXPOSITOR y Visitante, el recinto ferial cuenta con un amplio patio de comidas donde podrán degustar una variedad de platos a la carta, durante todo el día y con un servicio de calidad.
23.2. SERVICIO MEDICO.
En caso de accidentes o perturbaciones de la salud, en el perímetro del recinto estará instalada permanentemente una AMBULANCIA que brindará atención de primeros auxiliares y evacuación a un centro médico, de ser necesario.
23.3. S.S.H.H.
El Centro de Exposiciones Jockey,cuenta con servicios higiénicos acondicionados para este tipo de feria con capacidad amplia, con baños independientes para hombres y mujeres.
23.4 ESTACIONAMIENTO PARA EXHIBITORES: El recinto cuenta con un área de estacionamiento interno para Exhibidores, la distribución y asignación, será de 01 espacio por empresa Exhibidora. Para realizar la reserva, deberá enviar el nombre del conductor y número de placa al correo: diana.sierra@expocobre.com y confirmar por ese medio la reserva.
EL ORGANIZADOR no es responsable por accidentes de trabajo que afectan a personas que presten servicios a los Exhibidores, tanto para la atención de stand, como para el diseño, montaje y desmontaje de éstos, dentro y fuera del recinto ferial.
Los Exhibidores quedan obligados a tener seguros propios (ESSALUD, EPS) o de tomar seguros, contratando las pólizas que cubran los siniestros y riesgos que, conforme a las leyes vigores, deban ser objeto del contrato correspondiente:
EL ORGANIZADOR contratará un Seguro de Responsabilidad Civil Extracontractual del recinto ferial contra riesgos de incendio y riesgos colaterales, en el cual no se incluye los materiales de los expositores. Es exclusiva responsabilidad de cada expositor contratar las pólizas que aseguran sus muebles y mercaderías, ante cualquier eventualidad.
EL ORGANIZADOR tendrá a su cargo la vigilancia general del recinto ferial durante las operaciones de montaje, exposición y desmontaje. Las medidas de seguridad y vigilancia dispuestas por EL ORGANIZADOR tenderán a proteger, en la medida de lo posible, a las personas y bienes dentro del recinto ferial.
Este servicio no incluye el cuidado directo de cada stand y/o mercadería que se exponga, así como objetos personales, por lo que los expositores serán los custodios y depositarios de sus bienes, ubicados en los stands, es decidir que correño por cuenta y responsabilidad de cada Exhibidor y del personal contratado para la exposición de los productos del mismo.
Dado que, EL ORGANIZADOR no se responsabilidadiza bajo ningún punto de vista de cualquier tipo de pérdida o deterioro, etc, se recompensa a los expositores contratar seguros de amplia cobertura para el traslado y estadía de sus mercaderías, como la responsabilidad civil relacionada con su personal y su stand durante la feria.
Los equipos que ingresen y retiren los Exhibidores de los que han sido registrados el día del montaje como parte de un stand, deberán ser mostrados y registrados a su salida y reingreso por los agentes de seguridad del evento totalmente acreditados por la organización.
El Departamento de Seguridad de EL ORGANIZADOR tiene a su cargo la vigilancia general del recinto ferial. Este servicio no incluye vigilancia de los módulos. EL EXPOSITOR que participa con un área individual podrá contratar su propia vigilancia durante el horario en que se lleva a cabo la Feria. No está permitida la permanencia de vigilancia individual fuera del horario de exposición.
La autoridad máxima de EXPOCOBRE 2024 es EL ORGANIZADOR «InterMet Perú», dirigida por su Director General.
Dicha Comisión fija las políticas generales, y para su ejecución delega facultadas en su personal, a cargo de un Jefe de Feria o Coordinador de Feria, a cargo de un Jefe de Feria, quien se encarga del conocimiento de los requisitos de los Exhibidores; así como, velar por el cumplimiento del presente Reglamento y las demás disposiciones de EXPOCOBRE 2024.
EL EXPOSITOR será responsable por cualquier daño o perjucio que cause a la propiedad de EXPOCOBRE 2024. Eventuales daños serán tasados por EL ORGANIZADOR o por la Administración del Centro de Exposiciones Jockey; según sea el caso, y pagos por el expositor antes de retirar su mercadería del recinto ferial.
✓ El incumplimiento de pagos o disposiciones legales por parte de EL EXPOSIDOR a sus contratistas o viceversa.
✓ La pérdida y daños causados a vehículos, mercadería, muestras, instalaciones, herramientas y material de decoración que el expositor o sus contratistas ingresen al recinto ferial de manera temporal.
✓ La pérdida de objetos personales como: Laptop, Celulares, Billeteras, entre otros que sean de uso personal.
✓ Por su retiro durante los días del evento, la organización no realizará ningún reembolso económico.
✓ Los accidentes que puede sufrir el personal propio o contratado por EL EXPOSITOR. Reiteramos que el personal del expositor deberá contar con un seguro propio (ESSALUD, EPS o seguro particular contratado,además de los seguros indicados en la cláusula VIGÉSIMO PRIMERO de este reglamento) durante su permanencia en el recinto ferial. Le recordamos que dentro del personal indicado, se incluye a aquellos que han sido contratados para el diseño, montaje y desmontaje del stand.
✓ Los daños o perjuicios que puede ocasionar EL EXHIBIDOR a terceras personas.
✓ La caída del voltaje o interrupciones en el suministro de energía eléctica y agua potable.
Está terminantemente prohibido:
✓ El ingreso de menores de edad, solos o acompañados.
✓ El uso de material inflamable.
✓ La puesta en marcha motores a combustión y el encendido de prueba de la maquinaria dentro o fuera del recinto ferial, durante el desarrollo del Evento.
✓ El bloqueo de las áreas comunes.
✓ Estacionarse en las vías principales de tránsito de la feria, debiendo usarse las zonas de estacionamiento y las áreas exteriores autorizadas. Los vehículos no podrán ingresar a las áreas de exhibición durante los días que dure el Evento y el transporte de materiales y los productos deberá hacerse a mano, y/o con traspaletas hasta las 10:00 a.m. del primer día del Evento.
✓ La contratación de menores de edad para realizar cualquier clase de trabajo.
✓ El volumen de los televisores o de los reproductores por encima de los 40 decibeles autorizados por EL ORGANIZADOR, así como el ruido de maquinaria y/o grupo electrógeno que exceda los 15 decibeles.
✓ Perforar, romper, pintar o picar el piso. En caso de que la decoración exija un soporte, se recomienda colocar un tabladillo de madera o colocar un falso piso sobre el piso de cemento. Una vez terminado el Evento es responsabilidad de EL EXHIBIDOR retirar el falso piso o tabladillo.
✓ Cortar las alfombras y/o dañar el material de los stands.
✓ El uso de clavos, pinturas, pegamentos, chinches y grapas sobre los paneles de los stands pre decorados (planchas de melanina) y/o estructuras de aluminio.
✓ Exhibir mercadería que se considere peligrosa o inconveniente para el Evento. EL ORGANIZADOR se reserva el derecho de retirar de la exposición los bienes que considere inapropiados.
✓ Exhibir o mencionar productos que no se ajusten al sector comercial de la exhibición.
✓ Colocar publicidad engañosa o cualquier tipo de publicidad que afecte la imagen de otras empresas.
✓ Hacer propaganda de sus productos y servicios o distribuir folletos fuera del área de su stand o isla o la zona prevista para este fin y usar cualquier aparato habilitado para publicidad sonora (altavoces, etc.).
✓ Colocar carteles de Circulación de personajes caracterizados por los ambientes del recinto ferial.
✓ Utilización de elementos publicitarios inflables o de cualquier otro tipo sin la previa autorización de EL ORGANIZADOR.
✓ Hacer propaganda política dentro del Centro de Exposiciones Jockey, Lima, Perú.br>
✓ Ingerir alimentos en los stands o islas.
✓ Ingerir licor dentro del stand sin autorización de EL ORGANIZADOR.
✓ Hacer propaganda política dentro del Centro de Exposiciones Jockey, Lima, Perú.
✓ El uso de aparatos radiotransmisores portátiles o con estación, sin la autorización previa de EL ORGANIZADOR; caso contrario, los equipos serán decomisados.
✓ Ingerir licor dentro del stand sin autorización de EL ORGANIZADOR.
✓ Vender boletos de rifa, lotería, sorteo o cualquier forma de colecta, aun cuando ésta sea con fines benéficos.
✓ Usar sistemas o medios de publicidad que, a juicio de EL ORGANIZADOR, puedan causar molestias a los demás expositores o visitantes.
Prevención: Por recomendación del Instituto Nacional de Defensa Civil, y de acuerdo a las últimas disposiciones técnicas establecidas, el exhibidor está obligado a tener un extintor contra incendios de 6 Kg. ó más, dentro de su área de exhibición, esto en caso el área contratada sea igual o mayor a los 20mt2.
Asimismo, toda instalación eléctrica adicional se realizará con cable vulcanizado N° 14 y únicamente desde el tomacorriente o punto de energía del área de exhibición que ocupa el expositor. Queda prohibida toda utilización de cable mellizo.
Para los casos de corte intempestivo de fluido eléctrico se recomienda proveerse de linternas o lámparas, tomando las precauciones necesarias para evitar accidentes.
Incumplimiento de normas: Si EL EXHIBIDOR advirtiera alguna violación de este reglamento, o de las normas de ética comercial, por parte de otros Expositores, debe poner el hecho en conocimiento de los miembros de la Comisión de organizadora, absteniéndose de recurrir a enfrentamientos de cualquier índole con el presunto infractor.
Si EL EXHIBIDOR incumple con alguna de las estipulaciones del presente contrato y del reglamento general del exhibidor, éste quedará resuelto automáticamente con la sola comunicación escrita por parte de EL ORGANIZADOR en el referido evento, reservándose el derecho de inhabilitar a EL EXHIBIDOR para futuros eventos y/o ferias que EL ORGANIZADOR realice. En este caso, EL EXHIBIDOR deberá retirarse de la actividad, sin la devolución total o parcial del importe pagado.
En el caso de cierre temporal por deterioro del local ferial o de su estructura interior causado por EL EXHIBIDOR; EL EXHIBIDOR deberá cancelar los gastos que ocasione dicha medida (mano de obra, materiales, etc.) para proceder a la reapertura.
EL ORGANIZADOR se reserva el derecho de iniciar las acciones legales correspondientes para la compensación de los daños y perjuicios que resulten del incumplimiento de alguna de las obligaciones del Exhibidor y viceversa, en caso sea EL ORGANIZADOR quién incumpla las obligaciones materia del presente contrato.
Este documento constituye el Reglamento Interno y Condiciones de participación de la Feria Minera Mundial “EXPOCOBRE 2024”, cuya recepción implica la aceptación total a todas sus cláusulas y condiciones, salvo que EL EXHIBIDOR manifieste por escrito lo contrario dentro de los 03 días calendarios posteriores a la fecha de su recepción.
EXPOCOBRE 2024 II CONFERENCIA DEL COBRE Y FERIA MUNDIAL
2da Exhibición Internacional de Tecnología y Maquinaria para la industria del cobre
CONTÁCTENOS – INTERMET
Av. Ramón Castilla N°889
Santiago de Surco – Lima – Perú
C:+51 934 805 393 / +51 987 975 959
Email: info@expocobre.com
diana.sierra@expocobre.com